Předmět emailu je vůbec tím nejzákladnějším prvkem. Představte si, že máte ve své emailové schránce tisíce emailů a teď musíte najít jen jeden z nich. Pročítat všechny řádky je poměrně složité, ale usnadnit vám to může dobře zvolený předmět. Email s nevyplněným předmětem navíc může snadno spadnout do nevyžádané pošty.

Měli byste v něm jasně a stručně definovat obsah celé zprávy. Mělo by z něj být okamžitě jasné, o čem bude pojednávat.

Začít emailem bez oslovení nevypadá příliš slušně. Neměli byste na něj zapomínat. I když přijdete do obchodu, první pozdravíte. Dobrý den, pane Novák.

Nejdůležitější ale pořád zůstává samotný obsah emailu. Řada lidí denně dostane desítky a možná i stovky emailových zpráv, takže prochází jednu po druhé a postupně všechny řeší.

V emailu buďte struční, výstižní a věcní. Dnešní doba je uspěchaná, proto svého adresáta nezdržujte zbytečným vypravováním. Pokud je to možné, napište email co nejkratší. Snažte se předejít doplňujícím dotazům a dalšímu protahování.

Na přílohy se často zapomíná. Možná to znáte. Pošlete email, k němuž chcete přiložit přílohu, ale po dopsání rychle kliknete na tlačítko „Odeslat“ a na přílohu zapomenete. Zkuste to raději opačně. Nejdříve přidejte přílohu, pak pište email.

Myslete i na formáty přílohy. Ne každý má nový Word.

Nakonec nezapomeňte na rozloučení a podpis – jméno i příjmení.

Nečekejte odpověď do hodiny, takže hned nepište druhý email. Pokud vám někdo neodpoví do týdne, napište mu znovu, neboť email mohl spadnout do nevyžádané pošty.

V emailu nepoužívejte CAPS LOCK. Obecně se totiž traduje, že co je velkými písmeny, to jakoby křičíte. Použijte to maximálně pro zdůraznění pár slov.

Nezapomeňte, že co je psané, to je dané. Pozor na to, jak email vyzní. Druhá strana jej nemusí pochopit a mohlo by vzniknout nedorozumění. Takže pište neutrálně, normálně a jasně.

Pozor na pravopisné chyby, ale když už se to někomu stane, rozhodně se mu neposmívejte.

Používání smajlíků v úředním mailu je nepřípustné.

Nikdy nikomu neprozrazujeme heslo!!!

Při zakládání vlastního emailu pamatujte na to, že název budou vidět všichni a budete jej používat třeba celý život – popřemýšlejte nad jeho fomou – např. jméno.příjmení. Už z názvu vašeho mailu by měl příjemce vědět, s kým má tu čest. Mail typu šmudlinka@seznam.cz určitě není reprezentativní.